Meldingen

Wij doen er alles aan om je goed van dienst te zijn. Mocht er toch onverhoopt iets niet naar wens verlopen, dan kun je je mening kenbaar maken via onze klachten- of klokkenluidersregeling.

Klachtenregeling

Algemeen

Van Asselt adviseurs & accountants hecht aan tevreden relaties en daarom werken we continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Mocht je desondanks ontevreden zijn over één van onze medewerkers of directieleden, over onze dienstverlening of een ander aspect van onze organisatie. Dan nodigen wij je nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Hiervoor hebben wij een klachtenregeling opgesteld.

Het doel van onze klachtenregeling is primair om klachten van klanten, medewerkers of andere belanghebbenden, naar ieders tevredenheid op te lossen. Daarnaast is het doel van onze klachtenregeling om van de klachten te leren en indien nodig, intern wijzigingen door te voeren ter voorkoming van (nieuwe) klachten. Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte en gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld.

Hoe kan je een klacht indienen?

• Mondeling bij jouw relatiebeheerder of één van onze directieleden;
• Digitaal via dit klachtenformulier;
• Schriftelijk bij één van onze directieleden.

Schriftelijke klachten kunnen verstuurd worden naar Van Asselt adviseurs & accountants, Postbus 152, 3970 AD Driebergen.

Wat meld je bij het indienen van een klacht? 

Wij vragen je, indien van toepassing, de volgende gegevens te melden: 

• Eigen naam en bedrijfsnaam;
• Contactgegevens zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• Een duidelijke omschrijving van de klacht, inclusief alle relevante feiten en omstandigheden;
• De naam van de medewerker of het directielid tegen wie de klacht is gericht;
• De reden waarom je de klacht indient.

Hoe wordt jouw klacht behandeld?

Wij behandelen een klacht op onderstaande wijze:

• Binnen 5 werkdagen ontvang je van ons een schriftelijke reactie om ontvangst van de klacht te bevestigen of om de klacht af te handelen en indien mogelijk een bevredigende oplossing aan te bieden;
• In het geval van een eerste bevestiging van ontvangst van de klacht, zullen wij binnen 10 werkdagen de klacht afhandelen en indien mogelijk een bevredigende oplossing aanbieden;
• In onze reactie op de klacht geven wij aan wie of welke afdeling van ons kantoor, met de afhandeling van de klacht belast is geweest;
• Bij onze inhoudelijke reactie op de klacht geven wij aan op welke wijze wij de klacht willen afhandelen. Mocht dit niet direct mogelijk zijn, dan geven wij aan binnen welke termijn we verwachten dat de klacht afgehandeld kan worden.

Overige aspecten

Als je van mening bent dat je klacht niet volgens de bovengenoemde werkwijze is behandeld, of dat je klacht naar jouw mening nog steeds niet bevredigend is afgehandeld, dan kan je dit schriftelijk kenbaar maken bij onze compliance officer, de heer H. Boer AA. Je kan een schriftelijke reactie sturen naar Van Asselt adviseurs & accountants, Postbus 152, 3970 AD Driebergen, ter attentie van de compliance officer.

De directie draagt er zorg voor dat klanten, medewerkers of andere belanghebbenden, die met inachtneming van de bepalingen van deze regeling een klacht melden, op geen enkele wijze daardoor in zijn of haar positie wordt benadeeld.

Mede in verband met onze beroepsregels zullen alle aspecten van de afhandeling van jouw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.

Wij hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

Klokkenluidersregeling

Vooraf

Volgens de Verordening Accountantsorganisaties/Nadere Voorschriften Accountantskantoren is het verplicht om een klokkenluidersregeling geldend voor onze organisatie op onze website te plaatsen. Wij achten het van groot belang dat medewerkers en derden op adequate en veilige wijze, melding kunnen doen van eventuele vermoedens van een onregelmatigheid in ons kantoor.

Gebruikte begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gehanteerd:

• Kantoor: Van Asselt adviseurs & accountants
• Melder: degene die het vermoeden van een onregelmatigheid onder deze regeling meldt
• Medewerker: een melder die in dienst is van dan wel verbonden aan het kantoor (met inbegrip van directie en/of bestuursleden)
• Externe derde: iedere persoon of organisatie die meldt niet zijnde van Asselt of een van haar medewerkers
• Vertrouwenspersoon: een natuurlijk persoon die door de directie van het kantoor is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. Dit betreft de extern aangestelde compliance officer.
• Vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor en/of haar medewerkers, onder meer in verband met:
  • • een (dreigend) strafbaar feit;
    • een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
    • een (dreigende) overtreding van binnen het kantoor geldende procedures en regelgeving;
    • een (dreiging) van bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren;
    • een (dreigende) onregelmatigheid in de sfeer van de persoonlijke omgang.

Melding

Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermoeden van een) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend plaats per e-mail via info@asselt.nl. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.

Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling melding

De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en informeert de melder hierover. Direct na ontvangst van de melding laat de directie van het kantoor een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten. Degene die dit onderzoek op zich neemt, is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij/zij dit nodig acht, en rapporteert de bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen. Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, wordt dit besproken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon ziet toe op een adequate naleving van deze procedure. Wanneer de melding de directie van het kantoor betreft, zal de vertrouwenspersoon zelf een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.

Geheimhouding en bescherming

De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over, en de verdere behandeling van de melding. Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht. De directie van het kantoor garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen het kantoor. Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door het kantoor.

Van Asselt adviseurs & accountants